Pater Damiaan hoeft geen introductie: hij is in 2005 verkozen tot de grootste Belg en alom bekend. De ngo die zijn naam draagt zet zich in om lepra, tbc en leishmaniasis uit de wereld te helpen. Dit jaar viert Damiaanactie haar 60e verjaardag. Het moment om hun vertegenwoordigers vanuit de hele wereld samen te brengen en plannen te maken voor de komende 60 jaar. Buro-T bood de tolken, Zoom-vergadering en technische ondersteuning aan.

Tolken voor ngo’s: een vak apart!

Bij Buro-T stellen we de wensen van de klant voorop en zijn hun doelstellingen de onze. Of het nu gaat om een nieuwe markt aan te boren, medewerkers op te leiden, een rechtszaak voor te bereiden of… ziektes de wereld uit te helpen. We waren er dus op gebrand om van hun weeklange bijeenkomst een succes te maken. Het is immers een significante investering van middelen om mensen uit Latijns-Amerika, Afrika en Azië naar Brussel te vliegen. Als ze elkaar dan niet begrijpen, is al die moeite voor niks geweest. Buro-T koos dan ook voor tolken Spaans, Engels en Frans met affiniteit voor ngo’s die vertrouwd zijn met het jargon. Ook belangrijk is dat ze voldoende rock en roll aan de dag kunnen leggen vanwege de lange werkdagen en flexibele planning.

Hybride tolken: uitdagingen en voordelen

Om zo kostenefficiënt mogelijk te werken, werd gekozen voor een hybride opstelling. De tolken en deelnemers zaten allemaal in het hoofdkwartier van Damiaanactie in Brussel. De deelnemers vergaderden in de grote zaal op de benedenverdieping en kregen een tablet waarmee ze de vertolking konden volgen. De tolken zaten één etage hoger in de leegstaande kantoren en werkten via Zoom. Camera’s en microfoons legden alles vast, zodat de tolken boven konden volgen wat er gebeurde. Deze hybride opstelling was het resultaat van een intensief overleg tussen Buro-T en de Damiaanactie. Alles werd uitvoerig uitgetest en geprobeerd tijdens meerdere online-vergaderingen en plaatsbezoeken. Deze opstelling liet de organisatie toe om kosten te besparen en de tolken in een gecontroleerde omgeving te laten werken.

Technische ondersteuning: goed geluid en beeld

Een cruciaal aspect van deze job voor Damiaanactie was de technische ondersteuning. Buro-T is uiterst ervaren in Zoom en kon Damiaanactie dus perfect adviseren over de ideale opstelling. We moesten er immers voor zorgen dat zowel de sprekers als de luisteraars een optimale ervaring hadden, zonder technische storingen of misverstanden.

Geluid en beeld van hoge kwaliteit zijn ook van vitaal belang bij vertolking. Slecht geluid kan ervoor zorgen dat nuances verloren gaan, terwijl een haperend beeld de aandacht afleidt. Dankzij onze technische expertise konden de tolken duidelijk en zonder onderbrekingen hun werk doen, wat bijdroeg aan het succes van de bijeenkomst. Na een intensieve en lange week konden we terugblikken op een geslaagde bijeenkomst, waardoor iedereen binnen Damiaanactie inspiratie heeft voor de komende 60 jaar!

Bent u ook op zoek naar een partner die u onafhankelijk en met verstand van zaken kan bijstaan voor een online, hybride of reguliere vergadering? Neem dan vandaag nog contact op met ons.