Een bedrijfspresentatie voor een meertalig team, maar geen plaats voor tolkencabines in de zaal. Hoe zorgt u ervoor dat iedereen de boodschap toch kan volgen? Voor een internationale bedrijvengroep in Roeselare werkte Buro-T een praktische oplossing uit: twee tolkencabines in een aangrenzende ruimte, verbonden met het auditorium via live beeld en geluid. We verzorgden de simultaanvertolking tijdens een bedrijfspresentatie in het kader van een teambuilding voor een grote groep medewerkers. Met Nederlands-, Frans- en Engelstalige collega’s in het publiek was een toegankelijke presentatie voor iedereen het uitgangspunt.

Geen plaats voor tolkencabines? We bekijken de mogelijkheden

Bij de voorbereiding van een meertalig evenement gaat het al snel over de talen en het aantal deelnemers. Maar ook de locatie bepaalt welke tolkenoplossing het best werkt. Hoe is de zaal ingericht? Waar kunnen de tolken zitten? En welke apparatuur is nodig om sprekers en deelnemers met elkaar te verbinden? Bij deze opdracht bood de vergaderzaal onvoldoende ruimte voor twee tolkencabines. Daarom keken we verder dan de zaal zelf. In de aangrenzende ruimte konden we de cabines wel opstellen, vlak bij het auditorium. Via een live camera- en geluidsverbinding volgden de tolken de presentatie vanuit hun cabine. De deelnemers bleven samen in de zaal en konden de vertolking via een ontvanger met hoofdtelefoon beluisteren. Zo bleef de beschikbare ruimte in het auditorium vrij voor het evenement.

Vier tolken, twee cabines, één bijeenkomst

Voor deze opdracht zette Buro-T vier tolken in, verdeeld over twee cabines voor de vertolking naar het Frans en het Engels. Tijdens de presentatie werd zowel Nederlands als Frans gesproken. De cabines boden de tolken een afzonderlijke werkplek, terwijl de verbinding met de zaal hen toeliet de bijeenkomst live te volgen. De camera bracht het podium in beeld; via hun hoofdtelefoon hoorden de tolken de sprekers. Hun vertolking ging vervolgens naar de ontvangers van de deelnemers. Voor het publiek bleef de werkwijze eenvoudig: luisteren naar de gewenste taal en tegelijk de presentatie in de zaal volgen. De sprekers konden hun verhaal brengen zonder telkens te pauzeren voor een vertaling.

Tolken en techniek op elkaar afgestemd

Een oplossing op maat begint met overleg. In de voorbereiding bespraken we verschillende mogelijkheden, waaronder een mobiel tolkensysteem en een opstelling met cabines. We stemden het voorstel af op de talen, de duur van de presentatie, het luistercomfort en de beschikbare ruimte. De keuze viel op tolkencabines. Buro-T organiseerde de inzet van de tolken en stemde de technische uitvoering — cabines, tolkapparatuur, camera- en geluidsverbinding — volledig af op de opstelling ter plaatse. Vooraf vroegen we de presentatie op, zodat de tolken zich inhoudelijk konden voorbereiden. Die combinatie van voorbereiding, professionele tolken en passende techniek maakt het verschil. De organisator heeft één aanspreekpunt dat het taalkundige en technische luik samen bekijkt.

Een tolkenoplossing die past bij uw evenement

Deze opdracht laat zien dat beperkte ruimte geen reden hoeft te zijn om simultaanvertolking uit te sluiten. Soms ligt de oplossing letterlijk naast de vergaderzaal. rganiseert u een meertalige bedrijfspresentatie, personeelsbijeenkomst of seminarie in Roeselare, elders in West-Vlaanderen of daarbuiten? Buro-T bekijkt samen met u welke tolken en apparatuur bij uw evenement passen. Daarbij houden we rekening met uw publiek, de locatie, het programma en uw budget. Twijfelt u of er op uw locatie plaats is voor tolken? Bezorg ons de praktische gegevens en enkele foto’s van de zaal. We denken graag met u mee en maken een voorstel op maat. Neem contact op via info@buro-t.be.