Zoals we al aangekondigd hebben in een eerdere post kunnen we bij Buro-T onze klanten nu nog beter van dienst zijn. Sinds 1 december zijn we immers erkend als “Partner” van de FOD Buitenlandse Zaken. Dat betekent dat wij zelf de apostilles en legalisaties kunnen aanvragen voor onze vertalingen. Buro-T is dus echt uw “one stop shop” voor beëdigde vertalingen, legalisaties en apostilles geworden.

Beëdigde vertalingen – welke stempels hebt u nodig? 

De procedure mag de afgelopen jaren al heel wat vereenvoudigd zijn, toch is het voor veel mensen nog niet duidelijk wanneer welke stempels op een vertaling moeten worden aangebracht. Hieronder zetten we de verschillende situaties uiteen.

Beëdigde vertaling voor gebruik BINNEN België

Dit gaat dan om vertalingen van documenten die van buiten België komen en vertaald moeten worden naar één van onze landstalen (Nederlands, Frans of Duits). Hiervoor is de situatie eenvoudig: de documenten moeten worden vertaald door een beëdigd vertaler. Daarna moet de vertaler z’n digitale handtekening en elektronische handtekening op de vertaling aanbrengen. De beëdigde vertaling is dan klaar voor gebruik. In principe verloopt alles digitaal, papieren versies en fysieke handtekeningen zijn de uitzondering. De fysieke stempels die de FOD Justitie ter beschikking heeft gesteld mogen dus niet meer worden gebruikt en zijn dus niet meer geldig.

Beëdigde vertaling voor gebruik BUITEN België

Hier is de situatie minder eenduidig. Welke stempels op de documenten geplaatst moeten worden, hangt af van wat de ontvanger vraagt. Willen ze enkel een beëdigde vertaling, dan kan dezelfde procedure gevolgd worden als hierboven. Willen ze ook een legalisatie/apostille, dan moeten er bijkomende stappen worden gezet. De eerste fase blijft hetzelfde: de documenten moeten worden vertaald door een beëdigd vertaler, waarna de digitale en elektronische handtekening wordt aangebracht op de vertaling.

Is er ook een apostille nodig? Dan moeten de documenten worden doorgestuurd naar de servers van de FOD Justitie. Hiervoor heeft de FOD een applicatie ontwikkeld “eLegalisation“. Met z’n eID kan de vertaler inloggen op het platform en de vertalingen uploaden. Na betaling van de bijhorende kosten krijgt u de vertaling én apostille (opnieuw digitaal) toegestuurd per mail.

Tips bij het aanvragen van beëdigde vertalingen

U leest het: een beëdigde vertaling aanvragen is veel eenvoudiger geworden, maar het heeft nog steeds heel wat voeten in de aarde. Daarom deze tips:

• De belangrijkste tip van al: bouw voldoende tijdsmarge in! Wacht niet tot de laatste dag of week om alles te regelen. Zelfs als alles probleemloos verloopt, hebben we voldoende tijd nodig om de documenten te uploaden of te verzenden. Neem dus vroeg genoeg contact op met ons, zodat we alles goed kunnen regelen.
• Bepaal op voorhand welke documenten zeker wel en welke documenten zeker niet vertaald moeten worden. Bekijk zeker ook de mogelijkheid om documenten bv. rechtstreeks in het Engels op te vragen, in plaats van die te laten vertalen. Dat bespaart heel wat onnodige vertaalkosten.
• Bekijk welke stempels er op de vertalingen moeten komen. U twijfelt? Neem contact op met de gemeente of instantie in het buitenland die de documenten opvraagt. Zo bent u zeker en vermijdt u onnodige paniek als er toch nog stempels op moeten.
• Voor vertalingen binnen België: vraag na welke talen aanvaard worden. In Vlaanderen worden in principe enkel Nederlandstalige documenten aanvaard.
• Voor apostilles: houd rekening met bilaterale verdragen. Sommige landen zoals Estland en Finland hebben een verdrag gesloten met België (de Conventie van Brussel van 25 mei 1987) waardoor geen apostille vereist is. Voor die twee landen kan je dus geen apostille aanvragen.

Hebt u een beëdigde vertaling nodig? Bent u op zoek naar één aanspreekpunt dat zowel de vertaling als de apostille kan regelen? Neem dan zeker contact op met ons op 056/61.77.95!