Veel bedrijven kiezen nog steeds voor tolken op afstand. De voordelen zijn dan ook duidelijk: er zijn minder verplaatsingen, wat goed is voor het milieu en de portemonnee. Maar toch is tolken op afstand geen mirakeloplossing die overal een meerwaarde biedt. Zo zijn er best wat praktische bezwaren waar je rekening mee moet houden. In deze post lichten we dat toe.

Wat tolken op afstand (ook wel RSI genaamd) precies inhoudt hebben we in een eerdere post al uitgelegd. Het gaat dus om een vorm van tolken waarbij de tolk niet fysiek aanwezig is bij de gesprekken waar hij of zij voor tolkt. In plaats daarvan maakt de tolk gebruik van een telefoon of internetverbinding om verbinding te maken met de gesprekspartners en de gesprekken te volgen. Het feit dat de tolken vanop afstand deelnemen, kan een aantal problemen opleveren als de vergadering niet goed wordt aangepakt. Deze zijn:

Technische problemen: Er kunnen technische problemen optreden met de verbinding, zoals vertragingen, onderbrekingen of slechte beeld- of geluidskwaliteit. Het is dus belangrijk alle verbindingen goed te testen vooraf om frustratie tijdens de vergadering te voorkomen.
Beperkte interactie: Als de tolken vanop afstand tolken, hebben ze beperkt zicht op de interactie tussen de deelnemers. Zo hebben ze geen zicht op non-verbale communicatie, zoals gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal. Bij sommige soorten vergaderingen (productlanceringen, speeches, etc.) is dat geen probleem. Voor andere vergaringen (onderhandelingen, seminaries) is dat mogelijk een probleem.
Schermmoeheid & tijdszones: Hou er rekening mee dat lange online vergaderingen kunnen leiden tot vermoeidheid bij deelnemers. Dat probleem wordt nog verergerd als er vergaderd wordt over tijdzones heen.

Hoe deze problemen aanpakken?

Het is belangrijk om rekening te houden met deze mogelijke problemen bij het plannen van een online vergadering. Deze kunnen immers wegen op het rendement van de vergadering. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, is er vaak extra materiaal nodig. Extra camera’s kunnen helpen om de gezichtsuitdrukkingen van de deelnemers te vatten. Back-up voorzieningen kunnen helpen om stroomuitval of netwerkproblemen te ondervangen. Dit vergt echter allemaal extra materiaal en dus kosten. Het is dus niet zo dat tolken op afstand altijd goedkoper uitvalt dan de fysieke aanwezigheid van tolken.

Voor welke vergaderingen kan tolken op afstand een meerwaarde bieden?

Zoals u ziet, is tolken op afstand niet altijd goedkoper. In welke omstandigheden biedt het een meerwaarde?

Langere/grotere vergaderingen: Als u een vergadering plant van meerdere dagen en met meerdere talen biedt tolken op afstand duidelijk een meerwaarde. Voor een korte vergadering met een beperkt aantal tolken vallen de extra kosten waarschijnlijk te hoog uit.
De vergaderzaal is te klein/niet geschikt voor het plaatsen van cabines: Soms is er gewoon geen ruimte beschikbaar voor de tolken. Als uitwijken naar een grotere zaal te duur is of niet mogelijk is, kan tolken op afstand een uitkomst bieden.
De groene voordelen wegen op tegen de financiële meerprijs: voor sommige bedrijven is het belangrijker om het milieu te beschermen dan kosten te besparen. In dat geval is tolken op afstand inderdaad een milieuvriendelijkere keuze.

U leest het, tolken op afstand is een genuanceerd verhaal. Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden van tolken op afstand? Neem dan zeker contact op met ons. Wij kunnen u adviseren over het te gebruiken platform, het bijkomend te plannen materiaal en eventuele andere obstakels.