Tolken Nederlands Engels in een fysieke zitting, met toehoorders vanop afstand? Geen probleem voor Buro-T.

Buro-T staat bekend als een referentie op het vlak van tolken in de verschillende hoven en rechtbanken in België en Nederland, vooral op het vlak van intellectueel eigendomsrecht (octrooien en handelsmerken) en burgerlijk recht (privacy, consumentenrecht, etc.). WebEx, het platform dat meestal gebruikt wordt voor virtuele zittingen, kent voor ons geen geheimen meer. Maar ook toen twee van onze beste klanten ons vroegen een oplossing te bedenken voor een complexe uitdaging aarzelden we geen moment en gingen we onmiddellijk aan de slag. Na uitgebreid overleg en afstemming met alle partijen bestond de briefing van de klanten uiteindelijk uit het volgende:

Twee tolken Nederlands – Engels gespecialiseerd in Life Sciences en octrooien aanbieden voor 4 zittingen van het Hof van Beroep. Dit Hof is gehuisvest in het Justitiepaleis aan het Poelaertplein. Een van de meest iconische gebouwen in Brussel, maar amper uitgerust voor digitale oplossingen. Buro-T moest dus voor een betrouwbare internetverbinding zorgen.
De eindgebruikers zaten verspreid over meerdere landen en wilden zowel de originele Nederlandse audio, de Engelse vertolking én videobeelden van de advocaten, rechters en getoonde presentatie kunnen volgen. De deelnemers vanop afstand wilden ook het Hof rechtstreeks kunnen toespreken. Buro-T moest dus een platform ter beschikking stellen dat aan al de ze eisen voldeed.

De klanten vroegen ons dus om een “hybride” oplossing: fysieke elementen worden gecombineerd met virtuele technologie. Op papier lijkt dit vrij simpel, maar in een gebouw dat amper over werkende centrale verwarming beschikt, was dit een heel huzarenstukje. Al snel bleek ook dat de aanwezige wifi onvoldoende betrouwbaar was om een permanente link met de eindgebruikers te verzekeren. Uiteindelijk werd voor de volgende oplossing gekozen:

De tolken werden snel gevonden dankzij de ervaring en expertise van Buro-T. Beiden hebben ze ruim 15 jaar ervaring met octrooien, betwistingen en juridisch jargon.
Gebruik van Zoom om de advocaten, de tolken en het Hof te verbinden met de buitenwereld. Zo konden de “remote” deelnemers ook het Hof toespreken.
Installatie van een tijdelijke 4G-mast. Dit 4G-signaal werd dan omgezet in een bekabelde internetverbinding, waarop de centrale computer en de laptops van de advocaten en tolken draaiden.
Installatie van 2 tijdelijke individuele cabines zodat de tolken in alle veiligheid, coronaproof konden werken.
Installatie van 3 tijdelijke televisieschermen zodat de advocaten en het Hof de gedeelde presentatie konden volgen.
Installatie van 3 tijdelijke Confidea Televicmicrofoons om ervoor te zorgen dat de tolken en de deelnemers vanop afstand alles goed konden horen.

Het eindresultaat was uitmuntend: iedereen kon zich richten op zijn/haar job en hoefde zich geen zorgen te maken over de techniek: de advocaten konden vrijuit pleiten, de deelnemers konden alles volgen, het Hof werd niet onderbroken en de tolken konden zich volledig wijden aan de inhoud van de complexe betwisting. Dit alles dankzij een grondige voorbereiding en uitgebreide tests, in overleg met het Hof en advocaten. Zaakvoerder Toon Gevaert van Buro-T: “Ik zal niet ontkennen dat deze opdracht me best wat stress heeft bezorgd. Het was niet eenvoudig om de wensen van de klanten precies in kaart te brengen, maar uiteindelijk was de scope vrij snel duidelijk. We hadden ook een plan B en een plan C achter de hand. Nadat alles grondig getest was, zakte de stress al behoorlijk. De eerste dag van de opdracht konden we ons dan ook richten op wat echt telde: een foutloze vertaling aanbieden aan de anderstalige toehoorders. Ze waren bijzonder tevreden met de geleverde vertolking in het Engels en dat is tenslotte het enige wat telt.”. Een paar foto’s van het resultaat ziet u hieronder:

U merkt het, geen uitdaging is te groot voor Buro-T als het op “hybride” oplossingen aankomt. Hebt u binnenkort ook een zitting online of fysiek? Bent u nog op zoek naar tolken? Aarzel niet om ons te contacteren op toon@buro-t.be!